Week-end d’intégration: comment réussir son organisation ?
Tous les responsables du Bureau des étudiants le savent : qui dit nouvelle promotion annonce l’organisation d’un week-end d’intégration. Événement indispensable pour accueillir de manière officielle les nouveaux étudiants, le WEI permet aussi à chacun de nouer des liens tout en apprenant à connaître les autres élèves et promotions. Afin que les objectifs de cette organisation soient parfaitement atteints, il sera donc essentiel de miser sur une planification des plus efficaces.
Ce guide a été peaufiné dans l’optique d’aider les responsables BDE à mettre en place un week-end d’intégration totalement réussie. À la clé, un événement qui saura créer de très bons souvenirs à la promotion entrante ! Retour sur les éléments à considérer pour un planning pertinent !
Définir son budget
Le paramètre n° 1 à prendre en compte pour l’organisation d’un week-end d’intégration sera le budget. Définissant l’ensemble des caractéristiques du séjour, la finance prévue sera la base pour entamer les différents choix. Destination ; type d’hébergement à louer et les activités à faire dépendront essentiellement de votre budget.
Aujourd’hui, les associations facultaires dépensent en moyenne entre 150 à 300 euros par élève pour un week-end tout compris. À défaut de budget approprié, beaucoup misent plutôt sur une soirée d’intégration qui s’avère tout aussi positive que le week-end. Cependant, peu importe votre choix entre les 2 solutions d’intégration pour votre nouvelle promotion, il est fortement recommandé de faire appel à un spécialiste des séjours du groupe. Un tel accompagnement simplifiera largement vos responsabilités tout en se garantissant d’un événement à la hauteur de vos attentes.
À l’image d’Insane Trip, cet expert se charge de la planification sur-mesure de séjours ou soirées d’intégration. L’organisation de tous les services jugés nécessaires pour la réussite d’une réunion estudiantine est prise en charge par le professionnel. Partant de la logistique, l’hébergement en passant par la sécurité (assurance), sans oublier les repas ou encore les activités, un tel Tour Opérateur saura parfaitement vous épauler dans votre projet. Le tout se fera dans le respect de votre budget et de votre thème, avec des prestations congruentes à vos demandes.
Apposer un programme pertinent
Pour que tous les étudiants (surtout ceux de la nouvelle promotion) puissent être présents à cet événement, annule, il sera important que vous fixiez un programme clair. Ainsi, l’idée sera de prévoir à l’avance votre projet afin qu’il ne tombe pas à la même date qu’une autre occasion estudiantine à ne pas manquer !
Pour être assuré de fixer une date appropriée, il est conseillé de lancer des sondages auprès des participants prévus. L’idée sera de proposer une date aux étudiants à travers un communiqué sur la page de l’université ou d’un groupe de discussion entre tous les participants. Cette initiative vous permettra de connaître la disponibilité de la majorité des élèves.
Par ailleurs, pour faciliter l’organisation et l’ensemble du projet, il sera important de prévoir une destination pas trop loin de votre campus (2-3 heures de route maximum). Cette décision vous permettra de limiter le temps passé dans les transports et d’optimiser la durée du séjour !
Une fois le tout décidé, n’hésitez pas à communiquer au sujet de votre organisation en priorisant les meilleurs supports de communication afin que l’ensemble de l’université soit tenu au courant. Publication sur les réseaux sociaux, envoi de mails ou affiches sont les canaux les plus utilisés à cet effet.
